Szkolenie bez badania potrzeb to strzał na ślepo. Firma płaci za kurs, pracownik traci dzień, a po miesiącu wszystko wygląda tak samo, bo problem leżał gdzie indziej. Dobra wiadomość: badanie potrzeb szkoleniowych nie musi być skomplikowane ani drogie. W małej i średniej firmie wystarczy kilka prostych narzędzi, rozmowa z przełożonymi i trochę uczciwej analizy. Poniżej pokazujemy, jak przeprowadzić badanie krok po kroku, a na końcu znajdziesz gotową ankietę dla pracownika do pobrania za darmo.
Czym jest badanie potrzeb szkoleniowych
Badanie potrzeb szkoleniowych to sprawdzenie, jakich kompetencji brakuje w firmie i które z tych braków da się uzupełnić szkoleniem. W centrum jest luka kompetencyjna, czyli rozbieżność między stanem obecnym a pożądanym: między tym, co pracownik dziś umie, a tym, czego wymaga jego stanowisko teraz i za rok.
W praktyce te pojęcia często się mieszają: diagnoza potrzeb szkoleniowych, analiza potrzeb szkoleniowych czy szerzej badanie potrzeb rozwojowych oznaczają w gruncie rzeczy to samo. Chodzi o to, żeby zidentyfikować braki, zanim wyda się pieniądze na szkolenia.
Celem analizy potrzeb szkoleniowych nie jest lista tematów, które „fajnie byłoby poznać”. Celem jest powiązanie szkoleń z realizacją celów biznesowych. Jeśli firma chce skrócić czas obsługi klienta, zmniejszyć liczbę reklamacji albo wdrożyć nowy system, to właśnie od tego zaczyna się identyfikacja potrzeb szkoleniowych.
Analizę prowadzi się zwykle na trzech poziomach:
- Organizacja. Dokąd zmierza firma, jakie zmiany ją czekają i jakie kompetencje będą potrzebne. To poziom potrzeb organizacji, za który odpowiada zarząd i pracodawca.
- Stanowisko. Co konkretnie trzeba umieć, żeby dobrze wykonywać pracę na danym stanowisku: wiedza, umiejętności, uprawnienia.
- Pracownik. Gdzie konkretna osoba jest dziś i czego jej brakuje do wymagań stanowiska.
Dopiero zestawienie tych trzech perspektyw daje pełny obraz. Sama ankieta wśród pracowników pokaże tylko ostatni poziom.
Metody i narzędzia do badania potrzeb szkoleniowych
Nie ma jednej najlepszej metody. Najlepiej działa połączenie dwóch lub trzech źródeł, które wzajemnie się sprawdzają. Najczęściej stosowane metody badania potrzeb szkoleniowych, a zarazem najprostsze narzędzia do badania potrzeb szkoleniowych, to:
- Ankieta dla pracownika. Szybko zbiera opinie wielu osób i pokazuje, jak pracownicy sami oceniają swój poziom wiedzy. Sprawdza się w firmach, w których trzeba przebadać kilkadziesiąt lub kilkaset osób.
- Wywiad z menedżerem. Przełożony najlepiej wie, gdzie zespół popełnia błędy i jakie zadania czekają go w najbliższych miesiącach. Kilkanaście minut rozmowy często daje więcej niż długi kwestionariusz.
- Obserwacja w miejscu pracy. Pokazuje, jak praca wygląda naprawdę, a nie jak opisuje ją procedura. Przydaje się szczególnie na produkcji, w obsłudze klienta i wszędzie tam, gdzie liczy się bezpieczeństwo.
- Analiza danych. Liczba błędów, reklamacji, wypadków, wyniki sprzedaży, czas realizacji zadań. Twarde dane potwierdzają albo podważają to, co ludzie deklarują.
Dlaczego samoocena nie wystarczy? Bo pracownicy oceniają się różnie. Jedni zaniżają swój poziom, inni nie wiedzą, czego nie wiedzą. Dlatego wynik ankiety warto zawsze zestawić z oceną przełożonego albo z danymi. Dopiero rozbieżność między tymi źródłami pokazuje, gdzie naprawdę jest luka.
Jak dobrać metody do firmy? W zespole do 20 osób zwykle wystarczy rozmowa menedżera z każdym pracownikiem i przegląd błędów z ostatnich miesięcy. W większej organizacji ankieta pozwala szybko zebrać odpowiedzi od wszystkich, a wywiady z kierownikami i dane pomagają je zweryfikować. Obserwację warto dołożyć tam, gdzie liczy się sposób wykonania pracy, a nie tylko jej wynik. Przy badaniu potrzeb dużej firmy przydaje się też spojrzenie na poziom organizacyjny: jakie zmiany planuje zarząd i jakich kompetencji będą wymagały.
Jak przeprowadzić badanie potrzeb szkoleniowych krok po kroku
Przebieg procesu badania potrzeb szkoleniowych można zamknąć w siedmiu krokach:
- Określ cel badania. Zanim zechcesz przeprowadzić badanie, ustal, co chcesz osiągnąć: przygotować roczny plan szkoleń, wdrożyć nowe narzędzie, poprawić konkretny wskaźnik?
- Wybierz, kogo badasz. Cała firma, jeden dział czy jedno stanowisko. Mniejszy zakres to szybsze i dokładniejsze wyniki.
- Dobierz narzędzia. Najczęściej ankieta dla pracownika, krótki kwestionariusz lub rozmowa z menedżerem i dane z codziennej pracy.
- Zbierz odpowiedzi. Wyjaśnij uczestnikom, po co jest badanie i że nie służy ocenie pracowników. Szczere odpowiedzi są ważniejsze niż wysoki odsetek zwrotów.
- Analiza luki. Dla każdej kompetencji porównaj poziom obecny z wymaganym. Duża różnica przy kompetencji ważnej dla stanowiska to kandydat na priorytet.
- Ustal priorytety. Nie da się przeszkolić wszystkich ze wszystkiego. Wybierz luki, które najmocniej wpływają na cele firmy.
- Zaplanuj działania szkoleniowe. Określ formę, termin, grupę, cele szkolenia i to, jak zmierzysz efekty. Bez jasno opisanych celów szkolenia trudno później o rzetelną ocenę efektów szkolenia, a plan działań szkoleniowych zamienia się w listę tematów.
Przykład analizy luki: pracownik działu obsługi klienta ocenia swoją znajomość nowego systemu CRM na 2, a jej znaczenie w pracy na 5. Luka wynosi 3. Przełożony ocenia poziom podobnie, a dane pokazują, że połowa zgłoszeń wraca do poprawki z powodu źle wypełnionych pól. Trzy źródła mówią to samo, więc to priorytet. W tej samej ankiecie pracownik ocenia komunikację z klientem na 3, przełożony na 4, a reklamacji w tym obszarze prawie nie ma. Tu szkolenie może poczekać. Tak w praktyce wygląda analiza luk kompetencyjnych: nie średnia z ankiet, tylko porównanie kilku źródeł dla każdej kompetencji.
Dzięki temu programy szkoleniowe odpowiadają na realne potrzeby, a nie na przypadkowe pomysły. Łatwiej też określić potrzeby szkoleniowe na kolejny rok i zaplanować treści szkoleniowe, które naprawdę przydadzą się w pracy. Szkolenia przestają być oderwane od potrzeb pracowników i firmy, a nie od przeglądu ofert z ostatniego maila. Gdy wiesz już, czego uczyć, możesz zlecić tworzenie szkoleń na zamówienie albo dobrać gotowe kursy.
Gotowa ankieta badania potrzeb szkoleniowych do pobrania
Przygotowaliśmy jednostronicową ankietę dla pracownika, którą możesz wydrukować albo przenieść do formularza online. Zawiera:
- pytania o najważniejsze zadania na stanowisku i o to, co sprawia trudność,
- tabelę kompetencji do samooceny w skali 1-5 wraz z oceną, jak ważna jest dana kompetencja w pracy,
- pytania o preferowaną formę nauki i czas, który pracownik może na nią poświęcić,
- pytanie o jedno szkolenie, które najbardziej ułatwiłoby pracę,
- pytanie, czy pracę utrudnia coś innego niż brak wiedzy,
- krótką instrukcję dla HR, jak policzyć lukę i porównać ją z oceną przełożonego.
Ankietę pobierzesz bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail. Możesz ją dowolnie kopiować i dostosowywać do swojej firmy.
Kiedy badanie potrzeb szkoleniowych nie ma sensu
Badanie nie jest celem samym w sobie, a w analizie potrzeb łatwo o kilka pułapek. Nie warto go robić, gdy:
- powstaje dla samego raportu. Jeśli nikt nie zamierza zmienić planu szkoleń na podstawie wyników, szkoda czasu pracowników.
- opiera się wyłącznie na samoocenie. Bez weryfikacji przez przełożonego albo bez danych łatwo zaplanować szkolenia z tematów, które pracownicy lubią, a nie z tych, których potrzebują.
- problem nie wynika z braku kompetencji. Jeśli błędy biorą się z nieczytelnej procedury, złego narzędzia albo źle podzielonych obowiązków, żadne szkolenie tego nie naprawi. Dlatego w naszej ankiecie jest pytanie o przeszkody inne niż brak wiedzy.
Uczciwa diagnoza czasem kończy się wnioskiem, że zamiast szkolenia trzeba zmienić proces. To też dobry wynik, bo oszczędza pieniądze.
Po szkoleniu: ewaluacja zamyka koło
Na badaniu potrzeb proces się nie kończy. Po szkoleniu trzeba sprawdzić, czy luka się zmniejszyła. Ewaluacja pokazuje, które tematy uczestnicy opanowali, a które nadal sprawiają trudność, i staje się punktem wyjścia do kolejnego badania.
Na platformie szkoleniowej dla pracowników Parlo te dane zbierają się same. Raporty z postępów pokazują, kto ukończył kurs i na którym etapie się zatrzymał, a wyniki testów, przy których pytaniach kursanci najczęściej się mylili. Jeśli większość grupy myli się w tym samym miejscu, to wyraźny sygnał, czego powinno dotyczyć następne szkolenie albo którą lekcję trzeba poprawić.
Takie dane są więcej warte niż deklaracje, bo pokazują rzeczywisty poziom wiedzy, a nie odczucia. Pozwalają też policzyć efektywność szkoleń, zaplanować dalszy rozwój pracowników i uzasadnić przed zarządem sens inwestycji w rozwój kompetencji. Zestawienie wyników z różnych grup pokazuje, jak zmieniają się kompetencje pracowników w czasie i czy szkolenia idą w parze z potrzebami firmy. Więcej o raportach i innych możliwościach platformy znajdziesz na stronie, gdzie jest pełna lista funkcji.
Platforma pomaga też przy samym badaniu potrzeb. Moduł oceny pracownika 180 stopni działa tak, jak opisaliśmy wyżej: pracownik wypełnia samoocenę, a przełożony ocenia go według tych samych kryteriów. Platforma zestawia obie oceny na wykresie i wskazuje obszary z największą różnicą jako temat rozmowy rozwojowej. Kierownik widzi, kto z zespołu nie wypełnił jeszcze oceny, a HR dostaje raport zbiorczy i może porównywać wyniki z kolejnych cykli.
Pytania do praktyka
Na pytania odpowiada Jakub Pawlik, CEO Parlo, który od 2020 roku wdraża platformy szkoleniowe w firmach i instytucjach.
Jak Wasi klienci badają potrzeby, zanim uruchomią szkolenia?
Najczęściej klient przychodzi z gotową listą tematów: szkolenia BHP, wdrożenie nowych osób albo obsługa nowego systemu. Wtedy pytamy, jaki problem ma rozwiązać szkolenie i po czym firma pozna, że zadziałało. Zwykle krótka rozmowa z kierownikami działów wystarcza, żeby zawęzić listę do dwóch, trzech priorytetów i od nich zacząć.
Czym najczęściej różni się samoocena pracownika od oceny przełożonego?
Pracownicy często oceniają się wyżej w tym, co robią na co dzień, a niżej w nowych narzędziach i przepisach. Przełożony widzi natomiast skutki: powtarzające się błędy, te same pytania, poprawki. Najwięcej daje rozmowa o tej różnicy, bo często wychodzi z niej, że problemem nie jest wiedza, tylko procedura albo narzędzie.
Które dane z platformy najlepiej pokazują, że luka po szkoleniu nadal istnieje?
Wyniki testów w podziale na pytania. Jeśli po kursie większość grupy myli się w tym samym pytaniu, luka nadal istnieje i trzeba wrócić do tej lekcji. Drugi sygnał to miejsca, w których kursanci przerywają kurs albo kilka razy wracają do tego samego materiału.
Podsumowanie
Badanie potrzeb szkoleniowych to punkt wyjścia całego procesu szkoleniowego, a nie dodatek do niego. Wystarczy jasno określony cel, dwa źródła informacji i uczciwa analiza luki, żeby szkolenia trafiały w to, czego firma i pracownicy naprawdę potrzebują. Pobierz ankietę, przebadaj jeden dział i sprawdź, co z tego wyjdzie.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak zaplanować i prowadzić szkolenia online w Twojej firmie, napisz do nas.
