Chcesz sprawdzić, jak uczestnicy oceniają Twoje szkolenie? Jednym z najprostszych sposobów jest ankieta w Google Forms. To bezpłatne narzędzie do tworzenia ankiet, które działa w przeglądarce i pozwala zebrać opinie bez instalowania dodatkowego oprogramowania.
Prosty formularz możesz przygotować nawet w kilkanaście minut. Warto jednak dobrze przemyśleć pytania, żeby informacje zwrotne rzeczywiście pomogły Ci poprawić kolejne szkolenia.
W tym poradniku pokazujemy, jak krok po kroku stworzyć ankietę w Google na przykładzie kursu BHP. Wyjaśniamy też, jak przeprowadzić analizę wyników, zadbać o ochronę danych pracowników i rozpoznać moment, w którym sam formularz Google przestaje wystarczać.
Jakie pytania powinna zawierać ankieta po szkoleniu?
Zanim zaczniesz, zastanów się, czego właściwie chcesz się dowiedzieć.
Czy uczestnicy byli zadowoleni ze szkolenia? Czy materiały były zrozumiałe? Czy zdobyta wiedza przyda im się w pracy? A może chcesz sprawdzić, co warto poprawić przed kolejną edycją?
Dobry kwestionariusz po szkoleniu powinien obejmować cztery obszary:
- Treść szkolenia: czy omawiane zagadnienia były zrozumiałe, przydatne i dopasowane do pracy uczestników?
- Prowadzący: czy przekazywał wiedzę w jasny sposób, odpowiadał na pytania i dobrze wykorzystywał czas?
- Organizacja: czy termin, długość szkolenia, materiały i sposób prowadzenia były odpowiednie? W przypadku kursów online warto również zapytać o działanie platformy.
- Przydatność w pracy: czy uczestnicy wiedzą, jak wykorzystać zdobytą wiedzę w codziennych obowiązkach?
Warto przy tym pamiętać, że sama ocena szkolenia nie mówi jeszcze, ile uczestnicy się nauczyli.
W modelu oceny szkoleń Kirkpatricka taka ocena bada przede wszystkim reakcję uczestników, czyli to, jak odebrali szkolenie. Nie zastępuje sprawdzenia wiedzy ani oceny, czy pracownicy rzeczywiście wykorzystują nowe umiejętności w praktyce.
Jaką skalę ocen wybrać?
Często stosuje się skalę od 1 do 5. Jest prosta i dobrze znana uczestnikom, ale ma środkowy wariant, który mogą wybierać osoby niezdecydowane.
Możesz też zastosować skalę od 1 do 4, np.:
- 1: zdecydowanie nie,
- 2: raczej nie,
- 3: raczej tak,
- 4: zdecydowanie tak.
Taka skala nie ma neutralnego środka i zachęca uczestników do wyrażenia bardziej konkretnej opinii. Przy krótkiej ocenie szkolenia wewnętrznego może być dobrym wyborem.
Najważniejsze, żeby przy kolejnych edycjach tego samego szkolenia korzystać z tej samej skali. Dzięki temu łatwiej porównasz wyniki.
Na końcu warto dodać jedno pytanie otwarte, np.:
„Co warto zmienić lub poprawić w tym szkoleniu?”
Nie trzeba dodawać wielu pól do wpisywania długich komentarzy. W praktyce uczestnicy chętniej wypełniają krótkie formularze.
Wystarczy około 8-12 pytań, a całość nie powinna zajmować więcej niż kilka minut.
Jak zrobić ankietę w Google Forms krok po kroku?
Przygotujmy przykład: ocenę okresowego szkolenia BHP dla pracowników biurowych.
Żeby zrobić ankietę Google, wystarczy konto Google. Jeśli jednak zbierasz dane pracowników, najlepiej korzystać z firmowego konta Google Workspace. Kwestie ochrony danych omawiamy dokładniej w dalszej części artykułu.
1. Utwórz nowy formularz
Wejdź na forms.google.com i wybierz pusty formularz albo jeden z gotowych szablonów. Tworzenie nowego formularza od zera daje więcej kontroli nad pytaniami.
Nadaj mu nazwę, np. „Ocena szkolenia okresowego BHP”.
W opisie krótko wyjaśnij, dlaczego zbierasz opinie i kto będzie miał dostęp do wyników.
2. Podziel pytania na części
Możesz utworzyć osobne sekcje dotyczące:
- treści szkolenia,
- prowadzącego,
- organizacji,
- wykorzystania zdobytej wiedzy w pracy.
Taki podział ułatwia wypełnianie, szczególnie na telefonie.
3. Dodaj odpowiednie rodzaje pytań
Do wyboru masz różne typy pytań.
Do ocen możesz wykorzystać skalę liniową od 1 do 4. Jeśli chcesz zapytać, czy szkolenie odbyło się stacjonarnie, czy online, użyj pytania jednokrotnego wyboru.
Gdy uczestnicy mają ocenić kilka podobnych elementów, np. jakość materiałów, sposób prowadzenia i przydatność wiedzy, możesz skorzystać z siatki jednokrotnego wyboru.
Na końcu dodaj pytanie otwarte, wybierając typ „Akapit”.
4. Ustaw pytania zależne od odpowiedzi
Możesz wyświetlać różne sekcje w zależności od tego, co zaznaczy uczestnik.
Przykładowo dodaj pytanie:
„Czy szkolenie było przydatne w Twojej pracy?”
Jeśli ktoś wybierze odpowiedź „Nie”, możesz skierować go do dodatkowego pytania: „Czego zabrakło w szkoleniu?”.
Aby to zrobić, skorzystaj z opcji „Przejdź do sekcji na podstawie odpowiedzi”.
Dzięki temu osoby, które pozytywnie oceniły szkolenie, nie muszą odpowiadać na dodatkowe pytania.
5. Skonfiguruj zbieranie odpowiedzi
W ustawieniach zdecyduj, czy chcesz zapisywać adresy e-mail uczestników.
Możesz również ograniczyć możliwość wypełnienia do jednego zgłoszenia na osobę. Wymaga to zalogowania na konto Google.
Pamiętaj jednak, że nawet jeśli nie zapisujesz adresów e-mail, wymóg logowania może wpływać na to, jak uczestnicy postrzegają anonimowość.
6. Wyślij link uczestnikom
Gotowy formularz możesz przesłać e-mailem, udostępnić za pomocą linku albo umieścić na stronie internetowej.
Najlepiej przekazać go uczestnikom bezpośrednio po zakończeniu szkolenia, kiedy dobrze pamiętają jeszcze jego przebieg.
Przed udostępnieniem otwórz podgląd i wypełnij całość samodzielnie, tak jak zrobi to respondent. Dzięki temu upewnisz się, że wszystkie pytania i przejścia między sekcjami działają poprawnie.
Jeśli korzystasz z Google Workspace, możesz dodatkowo ograniczyć dostęp wyłącznie do pracowników swojej organizacji.
Analiza odpowiedzi: jak sprawdzić wyniki?
Wszystkie zgłoszenia znajdziesz w zakładce „Odpowiedzi”. Z poziomu zakładki odpowiedzi możesz też zamknąć przyjmowanie nowych zgłoszeń.
Google automatycznie przygotowuje podstawowe podsumowanie. Możesz zobaczyć wykresy, które pokazują odpowiedzi na pytania, oraz przejrzeć pojedyncze zgłoszenia.
Jeśli organizujesz jedno szkolenie i zbierasz kilkanaście opinii, takie podsumowanie może w zupełności wystarczyć.
Przy większej liczbie opinii warto skorzystać z Arkuszy Google (Google Sheets).
Wystarczy połączyć formularz z arkuszem, aby kolejne odpowiedzi w arkuszu pojawiały się automatycznie. Możesz wtedy:
- obliczać średnie oceny,
- filtrować wyniki,
- porównywać wyniki różnych grup,
- przygotowywać własne zestawienia i wykresy.
Dane możesz również eksportować do pliku CSV i otworzyć w innym programie.
A co, jeśli organizujesz kilka edycji tego samego szkolenia?
Masz dwie możliwości.
Pierwsza to korzystanie z jednego formularza i dodanie pytania o termin lub numer edycji szkolenia. Dzięki temu wszystkie opinie trafiają do jednego miejsca i łatwiej je porównywać.
Druga możliwość to przygotowanie osobnego formularza dla każdej edycji i zebranie wyników w jednym arkuszu, ale w oddzielnych zakładkach.
Pierwsze rozwiązanie jest wygodniejsze, gdy pytania pozostają takie same. Drugie może się przydać, gdy program szkolenia lub same pytania zmieniają się między edycjami.
Trzeba jednak pamiętać, że im więcej szkoleń i plików, tym więcej pracy wymaga porządkowanie i analizowanie wyników.
Ankieta po szkoleniu a RODO: o czym trzeba pamiętać?
Gdy zbierasz opinie pracowników, musisz zadbać o bezpieczeństwo danych.
Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w których zbierasz imiona, nazwiska, adresy e-mail lub inne informacje pozwalające zidentyfikować konkretną osobę.
W takim przypadku administratorem danych jest zazwyczaj pracodawca. Odpowiada on za ich prawidłowe przetwarzanie również wtedy, gdy korzysta z usług zewnętrznych, np. od Google.
Warto przestrzegać kilku zasad.
Korzystaj z firmowego konta Google
Do zbierania danych pracowników lepiej używać Google Workspace niż prywatnego konta Gmail.
Firmowa usługa umożliwia korzystanie z odpowiednich warunków przetwarzania danych, w tym z umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej z Google.
Sprawdź, gdzie są przechowywane dane
Dane z Google Forms są przetwarzane w infrastrukturze Google, także z możliwością przekazywania ich poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W określonych przypadkach transfer danych do Stanów Zjednoczonych może opierać się na mechanizmie EU-US Data Privacy Framework. Wybór regionu przechowywania danych jest dostępny w wybranych planach Google Workspace.
Przed rozpoczęciem zbierania danych warto sprawdzić warunki swojej usługi i wymagania obowiązujące w organizacji.
Nie zbieraj danych, których nie potrzebujesz
Jeśli zbierasz opinie wyłącznie do oceny jakości szkolenia, często nie ma potrzeby pytania o imię, nazwisko czy adres e-mail.
Pamiętaj jednak, że nawet ocena bez tych danych nie zawsze zapewnia pełną anonimowość.
Przykładowo w trzyosobowym dziale pytania o stanowisko lub staż pracy mogą wystarczyć do rozpoznania konkretnego pracownika.
Dlatego wyniki najlepiej przedstawiać zbiorczo, bez możliwości identyfikacji uczestników.
Poinformuj pracowników o przetwarzaniu danych
Jeżeli zbierasz dane osobowe, uczestnicy powinni wiedzieć, kto jest ich administratorem, w jakim celu dane są zbierane, jak długo będą przechowywane i jakie prawa im przysługują.
Należy również ustalić odpowiednią podstawę prawną przetwarzania. W przypadku pracowników może nią być prawnie uzasadniony interes pracodawcy, jeśli spełnione są wymagane warunki.
Zgoda pracownika wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ ze względu na zależność służbową nie zawsze można uznać ją za w pełni dobrowolną.
Ustal, jak długo przechowujesz wyniki
Nie warto trzymać wyników bez końca.
Możesz np. ustalić, że dane będą przechowywane do zakończenia analizy kolejnej edycji szkolenia, jeśli taki okres jest uzasadniony celem ich zbierania.
Pamiętaj też, że kopie danych mogą znajdować się w formularzu, połączonym arkuszu oraz pobranych plikach.
Ogranicz dostęp do wyników
Nie udostępniaj arkusza z danymi pracowników wszystkim osobom posiadającym link.
Dostęp powinny mieć wyłącznie osoby, które rzeczywiście potrzebują tych informacji, np. pracownik działu HR lub osoba odpowiedzialna za organizację szkoleń.
Czy ankieta wystarczy jako dokumentacja szkolenia BHP?
Nie. Służy ona do zebrania opinii uczestników i nie zastępuje wymaganej dokumentacji szkoleniowej.
W przypadku okresowych szkoleń BHP należy również zadbać o odpowiednie zaświadczenia i dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia.
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego powinno zostać dołączone do dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kiedy Google Forms przestaje wystarczać?
To wygodne rozwiązanie do prostych ankiet, ale przy regularnym organizowaniu szkoleń mogą pojawić się ograniczenia.
Najbardziej odczuwalne są wtedy, gdy prowadzisz wiele kursów, szkolisz większą liczbę pracowników i potrzebujesz regularnie przygotowywać raporty.
Nie wiesz od razu, kto pominął ocenę
Widzisz otrzymane zgłoszenia, ale nie są one automatycznie porównywane z listą uczestników konkretnego szkolenia.
Jeśli chcesz przypomnieć o ankiecie osobom, które jej nie wypełniły, musisz samodzielnie zestawić dane i wysłać wiadomości.
Wyniki nie są bezpośrednio połączone ze szkoleniem
To osobny formularz, niezależny od kursu, testów i certyfikatów.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak konkretna grupa oceniła szkolenie albo czy oceniający ukończyli kurs, musisz połączyć dane z różnych miejsc.
Przy wielu szkoleniach przybywa arkuszy
Organizując kilka lub kilkanaście edycji szkoleń, łatwo zgromadzić wiele plików z wynikami.
Ich porządkowanie, porównywanie i przygotowywanie zbiorczych raportów może z czasem zajmować coraz więcej pracy.
Formularz nie zastąpi systemu szkoleniowego
Aplikacja Google pozwala również tworzyć testy z punktacją. Nie oferuje jednak pełnego zarządzania przebiegiem szkoleń.
Nie wystawia samodzielnie certyfikatów po zaliczeniu testu, nie zarządza dostępem do kolejnych etapów kursu na podstawie wyniku i nie prowadzi kompletnej dokumentacji szkoleń.
Do takich zadań lepiej sprawdza się platforma LMS.
Kiedy warto pozostać przy Google Forms?
Nie zawsze potrzebujesz rozbudowanej platformy do zbierania opinii. Ankiety Google mają swoje mocne strony.
To dobry wybór, jeśli:
- organizujesz jednorazowe wydarzenie, konferencję lub warsztaty,
- chcesz zebrać krótkie, anonimowe opinie uczestników,
- szkolisz niewielki zespół i możesz samodzielnie przejrzeć wyniki,
- przygotowujesz badanie potrzeb szkoleniowych,
- nie musisz łączyć wyników z kontami kursantów, testami ani certyfikatami.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak sprawdzić, jakich szkoleń potrzebują pracownicy, przeczytaj również nasz artykuł o badaniu potrzeb szkoleniowych.
Do prostego zebrania kilkunastu opinii darmowy formularz Google jest często najwygodniejszym spośród narzędzi do tworzenia ankiet online. Nie ma potrzeby wdrażać osobnego systemu, jeśli nie potrzebujesz jego dodatkowych możliwości.
Ocena szkoleń na platformie Parlo
Jeśli regularnie prowadzisz szkolenia, wygodniej może być zbierać opinie uczestników w tym samym miejscu, w którym odbywa się nauka.
Na platformie Parlo pytania oceniające przygotowujesz we wbudowanym kreatorze, bez dodatkowych programów.
Masz do dyspozycji różne rodzaje pytań, w tym skale ocen, skalę Likerta i NPS, który pomaga mierzyć gotowość uczestników do polecenia szkolenia innym.
Możesz również tworzyć pytania zależne od wcześniejszych wyborów oraz korzystać z automatycznych raportów i wykresów.
Wszystkie oceny są zapisywane w bazie platformy, a w razie potrzeby możesz je wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.
Ocena przypisana do konkretnego uczestnika
Ponieważ kursanci logują się na swoje konta, system wie, kto już ocenił szkolenie. Nie trzeba ponownie pytać o imię, nazwisko czy adres e-mail.
Możesz ustawić, żeby każdy uczestnik mógł ocenić szkolenie tylko raz, a także określić termin rozpoczęcia i zakończenia zbierania opinii.
Przy szkoleniach BHP możesz dodatkowo wykorzystać pole podpisu, np. do potwierdzenia zapoznania się z instrukcją.
Ankieta może być ostatnim etapem szkolenia. Dzięki temu uczestnik wypełnia ją bezpośrednio po ukończeniu materiału, bez przechodzenia do innego serwisu.
Testy i certyfikaty w tym samym systemie
Parlo umożliwia również przygotowywanie testów sprawdzających wiedzę.
Możesz ustalić próg zaliczenia, ograniczyć liczbę podejść i automatycznie wystawiać certyfikaty po uzyskaniu odpowiedniego wyniku.
W raportach zobaczysz wyniki poszczególnych uczestników oraz całych grup.
Sprawdzisz również, kto ukończył szkolenie, a kto jeszcze tego nie zrobił. Dzięki temu możesz wysłać przypomnienie tylko do osób, które go potrzebują.
Google Forms czy platforma Parlo: porównanie
Oba rozwiązania pozwalają zbierać opinie uczestników, ale różnią się zakresem możliwości.
| Funkcja | Google Forms | Platforma Parlo |
|---|---|---|
| Przypisanie odpowiedzi do uczestnika | Na podstawie adresu e-mail lub danych z logowania | Automatycznie, na podstawie konta kursanta |
| Sprawdzenie, kto nie wypełnił formularza | Wymaga porównania z listą uczestników | Informacje dostępne w raportach szkolenia |
| Pytania zależne od wyborów | Przechodzenie do wybranych sekcji | Wyświetlanie pytań na podstawie kilku warunków |
| Skala Likerta i NPS | Można wykorzystać siatkę i skalę, ale NPS trzeba obliczyć osobno | Gotowe pola i automatyczne obliczanie NPS |
| Termin zbierania opinii | Możliwość zamknięcia formularza | Daty rozpoczęcia i zakończenia oraz limity zgłoszeń |
| Podpis uczestnika | Brak wbudowanego pola podpisu | Możliwość dodania podpisu |
| Obliczenia | Punktacja w trybie testu, pozostałe obliczenia np. w arkuszu | Pola z obliczeniami |
| Powiadomienia e-mail | Podstawowe powiadomienia | Powiadomienia o własnej treści, także warunkowe |
| Połączenie z kursem | Wymaga osobnego zestawienia danych | Ankieta może być częścią szkolenia |
| Certyfikaty po zaliczeniu | Brak wbudowanej funkcji | Automatyczne wystawianie certyfikatów |
| Przechowywanie danych | Infrastruktura Google | Baza platformy na serwerach w UE |
Różnica jest szczególnie widoczna przy szkoleniach obowiązkowych.
Platforma Parlo do szkoleń BHP pozwala prowadzić kursy, przeprowadzać testy, zbierać opinie i wystawiać zaświadczenia w jednym systemie.
Nie trzeba więc oddzielnie przechowywać materiałów szkoleniowych, arkuszy z ocenami i dokumentów potwierdzających ukończenie kursu.
Więcej informacji znajdziesz na stronie funkcje platformy Parlo.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu materiałów, zajmujemy się również tworzeniem szkoleń e-learningowych.
Dlaczego nasi klienci zbierają oceny szkoleń bezpośrednio na platformie?
Jakub Pawlik, prezes Parlo
Przy regularnych szkoleniach największą zaletą jest to, że wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu.
Nie trzeba osobno sprawdzać listy obecności, wyników testów, ocen i certyfikatów. Administrator widzi przebieg szkolenia oraz postępy uczestników w jednym systemie.
Dzięki temu:
- Łatwiej utrzymać porządek. Kursy, testy, oceny i certyfikaty są dostępne na jednej platformie.
- Wiadomo, kto nie ukończył szkolenia. System pokazuje postępy poszczególnych uczestników, więc nie trzeba ręcznie porównywać kilku list.
- Prościej przygotować dokumentację. Przy kontroli lub audycie można skorzystać z raportów dostępnych na platformie.
- Dane są przechowywane w jednym środowisku. Oceny trafiają do bazy platformy na serwerach w Unii Europejskiej, zgodnie z zasadami przetwarzania danych ustalonymi z klientem.
Nie oznacza to, że to złe rozwiązanie. Do pojedynczych badań sprawdza się bardzo dobrze. Gdy jednak firma regularnie szkoli pracowników, połączenie wszystkich tych funkcji w jednym systemie po prostu oszczędza czas.
Podsumowanie
Google Forms to dobre narzędzie do przygotowania prostej ankiety po szkoleniu. Pozwala szybko stworzyć formularz, zebrać opinie uczestników i przejrzeć wyniki.
Jeśli organizujesz pojedyncze szkolenia lub zbierasz niewielką liczbę opinii, zwykle nie potrzebujesz niczego więcej. Pamiętaj tylko o odpowiednim przygotowaniu pytań i ochronie danych uczestników.
Gdy jednak prowadzisz regularne szkolenia, zarządzasz wieloma grupami i potrzebujesz łączyć oceny z wynikami testów oraz certyfikatami, wygodniejsza może być platforma szkoleniowa.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda zbieranie opinii i zarządzanie szkoleniami na platformie Parlo, skontaktuj się z nami. Pokażemy Ci dostępne możliwości i pomożemy wybrać rozwiązanie odpowiednie dla Twojej firmy.
